当有关电子发票和无纸化办公的政策趋势越来越明晰，嗅觉敏锐的企业们做出了快速反应。为了迎合数字化热潮，这些积极投身数字化转型的企业首先意识到了——建设电子会计档案是必要的。一切企业数字化转型的成果，最终都需要一个灵活且聪慧电子会计档案平台来承接、管理、流转和调用。但现阶段，仍有部分企业在“要不要建设电子会计档案”“要不要现在就建设电子会计档案”这两个关键问题上犹豫不决。

“这就像是一位轮滑高手，技艺高超却拖着一个巨大的铁皮箱子，会让整体转型变得更难、更沉重。”合思·易会档负责人柴晓男坦言，会计档案数字化是企业快速发展、灵活应变的底层基础。“企业数字化转型的前提是数据可视化、数据标准化，目标是业财融合、促进企业整体生产力提升。而会计档案数字化转型是实现数据可视化、数据标准化过程中绕不开的路。”

在柴晓男看来，会计档案数字化可以实现连接、沉淀和重塑——连接企业的当前与过往，让数据成为资产；沉淀企业的业财数据，统一数据语言及标准；同时，通过会计档案数字化，还可将企业的生产、经营的一切数据、体系重构成数字语言，实现灵活流转和体系化调用。

01 对号入座，这些档案管理痛点怎么破？

在亟需落地电子会计档案、全面重塑会计档案管理系统的企业中，问题常常很集中：比如，仍停留在传统会计档案管理模式之中的企业，存储成本、人力成本持续增加，存储风险大、传阅不便捷；同时，随着数字化经济和数字化交易发展，数字化凭证越来越多，覆盖面越来越广，企业面临着纸电混合时代电子原文件与纸质文件的混合管理状态，“纸质一套、电子一套”工作量更大、数据更混杂、管控更头疼。

档案管理难：

档案管理规定，需要保证档案存储的原生性，传统会计档案只能完成纸质文件+电子文件打印副本管理，从合规和降本增效两大角度考虑，已无法满足企业未来发展需求；

档案合规难：

电子原文件的合规性检测，如企业特殊场景的数据完整性校验，如根据业务场景检查存档数据的完整性、真实性，原始管理需要人工一一核对。例如，如费用报销场景，要检查发票、回单等文件的真实性和组装的完整性，稍有不慎该会计档案就不合规；

档案组装难：

传统档案组装困难，银行回单下载打印、匹配装订工作量较大，原始管理方式基本依靠人工完成；

档案调用难：

传统档案调阅、利用难。对外提供档案数据时，数据统计所需的检索维度灵活，业务场景不同需要检索的维度不同，前端业财系统无法支持，需要人工一一检索，无法批量检索，实物单据存放位置无法精准定位。例如，企业需要在发票维度检索某一位员工一个月金额在25—200费用之间的发票进行数据统计；

档案存储难：

无电子会计档案系统时，电子原文件存储分散，财务在日常查询的时候需要到各个业财系统进行分散查询，同时查询到的数据需要人工匹配。例如，财务想要查询某个凭证的发票、回单、合同及业务单据，需要到核算系统找到记账凭证，去业务系统（费控系统）找到业务单据、发票，去资金系统找回单，去合同管理系统找合同原始文件，查阅效率极低。

02 会计档案不打印！ 这才是电子会计档案的核心价值

当企业在选择应用一套信息化系统的时候，有两大目标：第一，降本增效，第二，提升管理水平。为匹配上述目标，电子会计档案系统落地后最大的价值是——“会计档案不打印”。当会计档案不再打印，而是全部转由一套功能完备、应收尽收、灵活流转的电子会计档案平台实现数字化管理，上述一切痛点就迎刃而解了。

合思·易快报旗下的“易会档”电子会计档案管理平台，通过提供广泛连接、智能采集、AI制档、按需存储、便捷利用的全流程解决方案，实现了企业的财务数据、业务数据及各种档案资料的编制、流转、审批、监管、检查、归档、在线审阅等会计档案数字化管理方式，从此符合政策相关要求的会计档案无需再打印。

财务小伙伴一定经历过这样的场景：审计人员来查账时，要翻箱倒柜把材料拿出来，甚至一部分要邮寄过来，这个过程中涉及邮寄等管理成本、档案的管理风险，且效率较低。应用了电子会计档案之后，既能节约档案管理费用、规避管理风险，还能提升使用效率。“拥抱电子会计档案管理系统，可明确管理制度、优化管理流程，通过良好的信息化管理手段，为企业真正创造价值，实现降本增效的核心目标。”柴晓男表示。

“会计档案不打印”的电子会计档案，能为企业带来多少价值？第一，纸张和耗材成本节省70%；业务送单减少80%耗时；第二，档案获取减少75%人工耗时，整理和对减少90%人工耗时，大幅降低人工成本；第三，大幅降低档案存储的物理空间，档案存储成本降低30%；档案查找减少67%管理耗时；第四，充分体现档案数字化的便捷性优势，通过助力外部调阅和内部调阅，提升企业整体会计档案应用效率，数据存储100%安全。

03 纸电混合阶段 什么样的电子会计档案能真正用起来？

既有纸质凭证，又有电子凭证的“纸电混合阶段”，一些企业应用电子会计档案后，纸质凭证和电子凭证并行管理，工作量反而更大了。例如，一位员工的单次报销共有10张发票、每张100元，总金额1000元。其中，电子票9张，纸质票1张。这时，财务就遇到困惑了——电子化是带来了巨大的好处，但是加重了审核难度？

因此，企业上线电子会计档案并不是终点。合思·易快档在为企业落地电子会计档案过程中，更加关注的是——如何通过更完善、更创新的产品能力，帮助企业真正将电子会计档案用起来，解决应用中的痛点和难题。

原文件管理难题，现阶段电子发票全面普及，电子档如何处理电子发票的存储性问题，如何符合国家规定，是电子会计档案在企业应用过程中的通用问题。此外，零散的数据放分散在各个业务系统中，如何把档案数据更好交接到档案系统中；同时，随着电子化数据越来越多，应用过程中如何管理，企业也常常找不到方向。

过渡期财务审核难题，以费用报销单为例，应用电子会计档案前，财务收到的封面+发票+行程单+审批单等是完整的一套；应用电子会计档案后，可以不打印纸质档案，意味着可能有纸质票、也有电子票，财务如何审核和一一对应；当线上和线下报销的金额不一致，管理又如何进行。

档案组装、归档难题，档案整理过程中，此前传统流程可按照凭证号按序进行归档、装订，电子发票时代无上述顺序，发票之间如何排序，与哪些类别的发票放在一个同一个“档案夹”里，一个“档案夹”里到底装了多少张凭证，如何管理；同时，未来面临审计、稽查或法律纠纷时，财务人员如何调阅。

上述实际应用电子会计档案过程中的难题，合思·易会档一一打破。在柴晓男看来，能够帮助企业真正落地并全面应用的电子会计档案的服务商，不仅应具备丰富的产品专项能力和综合能力，保证电子会计档案“单轨制+单套制”落地后，数据完整、安全可用、合法合规。同时，必须具有丰富的单轨制建设经验，帮助企业完成电子会计档案系统建设的同时，提供详细的单轨&单套详细的会计档案管理流程改造方案，让企业在财务数字化转型的过程无感切换。